Consulent inburgering (24 uur)

Privacyverklaring voor sollicitanten van de gemeente Den Helder

Inleiding

Onze organisatie voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij vinden het belangrijk om jou als sollicitant informatie te geven over:
• de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• de manier waarop wij dat doen;
• de verstrekking van gegevens aan anderen;
• hoe lang wij jouw gegevens bewaren;
• hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast informeren wij je via deze privacyverklaring over jouw rechten. Tot slot laten wij je weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip.

Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:
• de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsrelatie met jou willen aangaan;
• de gegevens zijn nodig voor het sluiten van de arbeidsrelatie;
• de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan de identificatieplicht);
• de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren);
• wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsrelatie aan te kunnen gaan en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

De gegevens die wij van jou verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens:
• jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres;
• gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
• gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
• gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
• gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
• andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
• andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
• de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• de afhandeling van de door jou in het kader van het sollicitatietraject gemaakte onkosten;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.

Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:
• het inwinnen van informatie bij derden. De te verkrijgen beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op jouw persoonlijke levenssfeer;
• een psychologisch onderzoek of assessment.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van jouw persoonsgegevens

De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:
• inzage in jouw gegevens (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van anderen);
• een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van anderen binnen onze organisatie);
• informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
• informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt;
• onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
• in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van de arbeidsrelatie of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden;
• in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten beperken (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
• als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
• als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
• een klacht te melden bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen. Een klacht kun je ook indienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving . In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag.

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersoon die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.

Contactpersoon

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de gemeente Den Helder. Dit contact kan via telefoonnummer 14 0223 en vraag naar de Functionaris voor de Gegevensbescherming.

Datum en aanpassing van de privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen. Deze privacyverklaring is van 28-8-2018.